Dicas para times remotos

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Esse é um material sobre comunicação assíncrona, algumas ferramentas e dicas para manter uma equipe remota baseado em minha experiência e estudos. Não estamos falando de uma ciência exata e recomendo testar as dicas por algumas semanas e avaliar os resultados com a ajuda de feedbacks da equipe.

Async vs realtime

Tente manter a comunicação assíncrona sempre que possível, assimilar que conversas em real time são como reuniões pode ajudar. Já pensou ficar em reunião 8 horas por dia? Em uma situação de extrema desorganização remota isso pode acontecer, como resultado, a produtividade do time cai.

Evitar usar ferramentas de chat em tempo real pode ajudar. No lugar tente ferramentas como Twist que basicamente organiza toda a comunicação do time por thread.

Assim como todo time de desenvolvimento tem um cultura de fazer code review em alguns momentos do dia, também será necessário implantar a mesma ideia para que a equipe dedique um tempo do dia para checar todas as threads em que eles estão participando e responder/tomar ações se necessário.

Use chats em tempo real para situações de emergência como um bug em produção, assuntos que realmente precisam de uma resposta em tempo real / situações do dia a dia como:

E claro, para conversas informais em grupos ou privadas

One Monday

One monday é um conceito válido principalmente para times em múltiplos timezones. O conceito consiste em entender que em uma comunicação assíncrona em um ambiente remoto estarei sujeito a ter que esperar até 24 horas para receber uma resposta dependendo do timezone das pessoas envolvidas. Reafirmo a dica, em casos de situações urgentes usem chats em tempo real ou ligações para parear com webcam ligada.

Converse com as pessoas certas

Se você precisa discutir algo sobre marketing, envie no grupo de marketing, crie thread apenas com as pessoas relacionadas a marketing ou relacionadas ao assunto que você precisa resolver/discutir, dessa forma evitamos distrações desnecessárias para o resto do time.

Receber notificações ou participar de todas as threads a todo momento sobre assuntos que o integrante do time não precisa participar, além de ser uma distração desnecessária, muitas vezes força os integrantes a mutar ou ignorar o canal de comunicação para que consigam focar no trabalho e como resultado, um gap de comunicação muito maior

Crie grupos por time e/ou áreas de conhecimento

Evite criar grupos para cada assunto ou cada tarefa que precisa ser discutida, em questão de dias isso pode virar um caos e ninguém sabe em que grupo responder, mais uma vez aumentando o gap de comunicação.

Exemplo de grupos por time:

Exemplo de grupos por áreas de conhecimento:

Use grupos por áreas de conhecimento para aumentar o engajamento e a troca de conhecimento ou ajudas rápidas. Faz muito mais sentido um front-end perguntar uma dúvida ou dicas de CSS em um grupo focado sobre front-end ao invés de perguntar no chat geral da empresa, para apenas uma pessoa ou mesmo no grupo de back-end.

Status

Uma ótima maneira saudável de saber quando alguém está online ou não é usando o próprio status de chats em real time. Algumas ferramentas, como Slack, permitem aos usuários adicionarem status diferentes de apenas online/offline. Uma ideia que meu time atual aplica e tem funcionado muito bem são os status:

imagem mostrando status pré definidos além de online ou offline

O status é exibido ao lado do nome do usuário:

imagem mostrando status ao lado do nome do usário

imagem mostrando status ao lado do nome do usário em uma conversa real

No exemplo acima, eu sei que o usuário Magdiel Duarte está offline no momento, isso quer dizer que, mesmo ao enviar uma mensagem direta para ele a resposta não vai ser instantânea, e tudo bem, mande a mensagem da mesma forma e espere. Se precisar realmente de uma resposta urgente sempre mande em grupos onde mais pessoas podem ajudar.

Reuniões

Sempre faça reuniões com a webcam ligada, isso gera um engajamento maior na equipe, faz as pessoas se sentirem confortáveis com aquele momento e manterem o foco.

C-Levels meetings

Uma das técnicas apresentadas pelo livro "It doesn't have to be crazy at work" é um conceito onde, 1 ou 2 dias na semana os C-levels ficam por algumas horas disponíveis para reuniões com qualquer pessoa/time da empresa, os horários ficam públicos no calendário e qualquer time/pessoa pode marcar uma reunião nesse horário para disctuir sobre algum assunto. Fora desse horário fica restrigindo apenas para assuntos urgentes.

Tive a oportunidade de trabalhar em uma empresa anterior a atual, onde aplicavam esse conceito e era muito bacana pois os C-levels dessa empresa participavam muito de todas as decisões. Lembra do conceito sobre chat em real time ser considerado reunião? Imagine o dia-a-dia de um C-level tendo que responder a todo momento dúvidas via chat, eles simplesmente não vão conseguir produzir nada além de responder o chat.

Daily Reports

Daily reports podem ser feitas por calls com a webcam ligada ou via texto.

Em um time distribuído em múltiplos timezones texto acaba sendo uma boa opção. Ferramentas como o Status Hero ajudam as pessoas a não esquecerem de mandarem os reports e automatiza esse processo, além de trazer alguns insights como produtividade geral da equipe e deixar todas as Dailys Reports documentadas em um dashboard bem interessantes.

Optar por Dailys Reports via calls pode trazer ainda mais engajamento, principalmente se o dia a dia do time não envolve em ter muitas reuniões.

Nesse caso realmente vai depender de qual opção vai deixar o time mais confortável, recomendo testar as duas formas.

TIL - Today I learned

Uma das maiores reclamações quando se migra para um regime remoto é a troca de conhecimento, o Today I learned é um canal onde as pessoas da empresas compartilham conhecimento, algum post bacana sobre uma tecnologia nova, uma técnica que pode ajudar em algum momento, um vídeo sobre uma palestra interessante. Literalmente qualquer coisa que o integrante da empresa achar que vale a pena ser compartilhado com os colegas.

Apesar do nome ser Today I learned, não é necessariamente obrigatório postar algo novo todos os dias, mas sim, quando achar que vale a pena ser compartilhado.

Thanks

Uma das maiores preocupações pessoais quando uma pessoa migra para um trabalho remoto é sobre visibilidade, afinal, no regime remoto é muito díficil ter alguém observando como você se comporta no trabalho além das suas entregas. É válido lembrar que o trabalho de uma pessoa e o quão importante ela é para a empresa vai muito além de apenas entregas relacionadas diretamente ao seu cargo, aqui pode ser o lugar perfeito para aprender mais sobre as soft skills de uma pessoa de forma remota.

O canal Thanks, é um conceito que algumas empresas aplicam onde as pessoas agradecem umas as outras publicamente por algum feito que um colega fez e a ajudou no seu trabalho. Dessa forma fica registrado de forma pública ações que as vezes fica muito díficil observar remotamente, como ajudar um colega com um bug de forma privada, ensinar algo novo, e várias outras coisas.

Além de criar um ambiente muito bom para se trabalhar onde as pessoas são gratas umas as outras, aumentanto ainda mais o engajamento do todo como um time.

Hero

Hero é um conceito válido se o time precisa prestar suporte, seja interno ou externo. O conceito consiste em a cada período de tempo determinado pela equipe uma pessoa é o hero, essa pessoa é responsável por conversar diretamenta com o time de suporte, analizar e organizar tarefas relacionadas no backlog e trabalhar para resolver os problemas.

Com uma pessoa focada nisso, o resto do time pode focar em trabalhar em novas features ou grandes refactors sem interrupções para prestar suporte. Isso é usado para organizar melhor o tempo da equipe entre Deep e Shalow Work outros conceitos bem importantes de se estudar.

Uma das minhas referências em trabalho remoto e Deep Work é a empresa Doist onde aplicam esses conceitos. Eles tem um blog muito bom e super recomendo a leitura principalmente dos posts sobre Deep Work e Hero + House Keeping.

https://doist.com/blog/deep-work

https://doist.com/blog/heroes-housekeeping-days/

Calendário

Uma das melhores formas de se ter uma big picture sobre tudo que está acontecendo na empresa é usando o calendário.

Especialmente recomendo o Google Calendar, nele é possível fazer com que todo mundo tenha acesso ao calendário de todos e que de forma fácil consiga mandar convites para reuniões, por exemplo sem ter que previamente perguntar para todo mundo qual o melhor horário. Algumas empresas pedem para o time colocarem no calendário principalmente quando não estão disponíveis, por exemplo:

Maria sempre vai a academia as 2 pm, ela pode então nesse caso adicionar no calendário um evento dizendo que não está disponível no horário de 2 pm - 3 pm todos os dias, ficando ao critério da Maria colocar o porque caso se sinta a vontade para ou apenas "Ocupado".

Micro-managment

Muito cuidado com micro gerenciamento de pessoas, se você precisa perguntar há uma pessoa o que ela está trabalhando temos com certeza algum gap de comunicação acontecendo. O ideal é usar algum software de gerenciamento de tarefas ou até mesmo planilhas (o que o time achar melhor). Onde cada pessoa pode estar fazendo apenas uma tarefa por vez, que fique claro qual o status atual e de forma pública para todos do time.

FOMO - medo de estar perdendo algo

Esse é um problema pessoal, que pode acontecer ou não e varia muito de pessoa para pessoa. Mas a postura da empresa relacionada a isso pode ajudar a diminuir os casos a 0. Ser firme com 8 horas trabalhadas por dia e nada mais - com excessão a casos urgentes - é um ótimo começo!

Um cultura onde pessoas da equipe ficam online 24 horas por dia, trabalham até nos finais de semana não pode nunca ser visto com bons olhos pela empresa e pelos líderes das equipes, isso leva a um alto risco de burnout que é um problema sério de saúde, e para empresa representa uma queda brusca de produtividade a médio e longo prazo.

Para a equipe:

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